Det finns mycket forskning om distansledarskap och samarbete i virtuella team. En viktig aspekt handlar om möteskulturen på våra arbetsplatser. Min erfarenhet är att man i många arbetsgrupper lägger för lite tankemöda på själva mötesdesignen, vilket blir särskilt problematiskt vid virtuella möten. Hur kan vi designa möten som inte bara är effektiva utan också meningsfulla, roliga och sociala?
Det är alltid viktigt att designa möten utifrån dess syfte och det är än viktigare vid virtuella möten. Själv tillhör jag dem som hyllar det mänskliga mötet, där vi kan känna in varandra, läsa av kroppsspråk och lägga märke till det som inte uttalas. Under våren har jag och många med mig tränat på mänskliga möten bakom skärm. Jag och mina konsultkollegor har i olika uppdrag lett virtuella workshops, förändringsprocesser, chefshandledning och verksamhetsplanering och vi har lärt oss mycket på vägen.
Det är fullt möjligt att leda utvecklande möten och att stödja ledningsgrupper och arbetsteam i förändringsprocesser där perspektiv och oliktänkande gynnar resultatet.
Det är fullt möjligt att leda utvecklande möten och att stödja ledningsgrupper och arbetsteam i förändringsprocesser där perspektiv och oliktänkande gynnar resultatet. Det går till och med att hantera konflikter, spegla olikheter och hantera situationer där tankar och känslor behöver komma upp till ytan. Det går också fint att fika tillsammans, småprata, skratta och dela erfarenheter – det där viktiga som kittar samman och som gör att vi mår bra och känner oss trygga.
Utforma virtuella möten utifrån syfte
Virtuella möten behöver designas och ledas omsorgsfullt utifrån mötets syfte, annars är risken att det blir rörigt och att energin tar slut. Det gäller alla möten, men min erfarenhet är att det är mer utmanande med möten som sker virtuellt. För några år sedan vann Annika Engström, forskare vid Jönköpings Universitet, priset som Årets HR-forskare för sina studier om effektiva möten. Jag satt i juryn och har sedan dess inspirerats av hennes rekommendation att skilja mellan möten för utveckling och möten för utförande*. Jag tycker att den distinktionen är relevant att ta med sig in i den virtuella mötesvärlden.
Möten för utförande eller utveckling
Möten med utförande som syfte handlar om att informera, få jobbet gjort och leverera så bra som möjligt. Fokus är vanligen kortsiktigt. Kommunikationen handlar om att instruera, ge besked, arbetsfördela, hitta lösningar och följa upp överenskommelser.
Möten med utveckling som syfte har en annan logik eftersom det handlar om mer långsiktig förändring. De är problemorienterade och behöver hållas på ett sätt som gynnar kreativitet, idégenerering och förbättringsförslag. Grundläggande problem och olika perspektiv diskuteras och man bygger vidare på varandras idéer. Lyssnande, utforskande och nyfikenhet är viktiga parametrar.
Annika Engström konstaterade genom sina studier att möten i arbetslivet ofta består av en kombination av frågor. Akuta här-och-nu frågor varvas med mer långsiktiga utvecklingsfrågor, något som påverkar deltagarnas upplevelse av möteskvalitet negativt. Att diskutera, ifrågasätta och komma med förslag bidrar till utvecklingskraft när mötet syftar till just detta, men kan uppfattas störande i möten där agendan är viktig och många frågor ska hanteras.
Slutsatsen som dras är att möten för utförande och utveckling har två olika, men lika viktiga, logiker och att de behöver hållas isär för att inte störa varandra.
Min erfarenhet är att möten för utförande relativt enkelt kan genomföras virtuellt
Min erfarenhet är att möten för utförande relativt enkelt kan genomföras virtuellt, men att möten för utveckling behöver designas betydligt mer omsorgsfullt.
Fyra faktorer för ett bra möte
Här är några tips för hur du skapar bra möten, som med fördel även kan appliceras på virtuella möten. Särskilt tänker jag då på möten för utveckling då deltagarna behöver lotsas in i ett klimat för trygghet, lyssnande och kreativitet.
- Incheckning
Starta mötet med en incheckning där var och en får en kort stund i fokus. Det kan till exempel handla om nuläget på jobbet, vad som har hänt sedan sist eller vilka förväntningar som finns inför mötet. - Frågeställning
Formulera en relevant frågeställning inom ramen för mötets syfte. Låt deltagarna tänka en stund i tystnad och gå sedan laget runt. När alla uttryckt sig, låt samtalet flöda en stund: vad hörde vi när vi lyssnade på varandra? Likheter, olikhet, nya tankar, idéer. - Breakout sessions
I virtuella möten är det svårare att få till bra samtal i storgrupp. På samma sätt som i vanliga face-to-face möten rekommenderas att man varierar formen, till exempel genom att arbeta i bikupor och korta grupparbeten. - Utcheckning
Avrunda mötet med en utcheckning där var och en får en kort stund i fokus, exempelvis ”vad tar jag med mig från det här mötet” eller ”hur tycker jag att det här mötet har varit”.
Kristina Vejbrink
Organisationskonsult & partner
Lyhra
Vill du veta mer om hur Lyhra jobbar med att stötta chefer, ledare och team, välkommen att kontakta mig eller någon av mina kollegor kontakta oss.
*Läs mer i Personalvetenskapliga perspektiv på kommunikation, 2018, Annika Engström