Hur stor del av de situationer som vi möter kan hanteras utifrån planer och manualer och hur mycket är okänt och oförutsägbart? Vardagsdriven verksamhetsutveckling är ett befriande förhållningssätt som utvecklar och tillvaratar medarbetarnas förmåga att i nuet göra unika iakttagelser, analysera och improvisera. Utgångspunkten är reflektion, lärande och utveckling med fokus där arbetets värde uppstår, i mötet mellan medarbetaren och dem för vilka verksamheten ska göra skillnad.
”I Sverige lär vi våra barn att planera. I Polen lär föräldrarna sina barn att improvisera.” Så berättar Hanne Kjöller i DN att en initierad person beskrivit skillnaden mellan svenskar och polacker. Som förklaring till de två olika förhållningssätten anger hon att polackerna ”bär ett historiskt minne av hur snabbt rådande samhällsordning kan omkullkastas.”
Planering och improvisation: vardagens utvecklingskraft
De två ytterligheterna – planering och improvisation – bär på viktiga kvaliteter i allt arbete i vår komplexa verklighet. Det har många bevisat i pandemitidernas snabba och kreativa förändringsprocesser.
Jonna Bornemark berättar i sin bok ”Det omätbaras renässans”* om filosofen Cusanus syn på relationen mellan det som går att planera och det som inte låter sig planeras. Eller kanske snarare: det man i förväg kan kategorisera och systematisera jämfört med det som vi inte i förväg kan veta något om. Cusanus hjälper oss att se storheten i det unika som vi möter i varje situation och sammanhang – det som vi inte i förväg känner till. Det som är själva verkligheten!
Vart vill jag komma med detta: Jo, i våra ofta strukturerade och genomplanerade sammanhang riskerar vi att gå genom livet med glasögon som bara ser det som redan har beforskats, strukturerats, kategoriserats och värderats. Det är detta vi tittar efter, mäter och bedömer. Det är det som räknas. Risken är att de glasögonen färgar verksamheten i sådan grad att man förlorar den levande kompetens som är avgörande för verklig kvalitet i arbetet. Det finns också en risk för att de som planerar och förlorar input från ”verkligheten”.
Många chefer och medarbetare jag möter upplever att organisationens styrdokument inte fångar det man själv ser som verksamhetens väsentligheter, t ex i mötet med brukare eller kunder.
Trots detta är det de dokumenten som framhålls och som kräver tid och energi för uppföljning och kontroll.
Vardagsdriven verksamhetsutveckling
Viktiga vardagssituationer är ofta oförutsägbara, unika och bortom befintliga formuleringar och strukturer. Man använder sin erfarenhet och tysta kunskap, analyserar utan att sätta ord på tankarna, fattar beslut och handlar för att göra det bästa här och nu i enlighet med sitt uppdrag. Man improviserar, med sin professionalitet som grund, och det blir ofta bra.
En av Lyhras hörnstenar uttrycker insikten att det är här, i verksamhetens ”front”, värde skapas och utvecklingsbehov blir tydliga. Här möter medarbetarna varje dag nya unika situationer som aldrig tidigare mätts och kategoriserats. Det är också här det visar sig om befintliga styrdokument, policys och planer kan skapa värde.
De förändringsprocesser som blir framgångsrika sker med utgångspunkt i den operativa verksamheten och med hög delaktighet från den personal som berörs av förändringarna. Den insikten gör att vi stödjer våra kunder att hitta former för ”vardagsdriven verksamhetsutveckling”. Med det menar vi lärande och verksamhetsutveckling med fokus där arbetets värde uppstår, i den dagliga operativa verksamheten.
Hur tillämpas vardagsdriven verksamhetsutveckling?
Det kräver arbetsformer där medarbetarna är ansvariga och djupt delaktiga i utforskning, analys och idéarbete. Det kräver också en hög värdering av de förmågor, erfarenheter och kompetenser som inte alltid benämns i styrdokument och formulär: handens, blickens, lyhördhetens och aningens förmågor. Liksom förmågorna att i stunden – kanske ordlöst – analysera, bedöma, improvisera och agera efter bästa förmåga.
Dessutom är det här kvalitet skapas även för måldokumenten, planerna och strukturerna. När de matas med, och prövas mot, den levande verklighetens ständigt nya insikter blir även de levande och kan användas som redskap att förstå och hantera det nya. Då finns en ömsesidig balans mellan planering och improvisation. Men om de tillåts stelna utan kontakt med det levande förlorar de sin nyttighet.
Tips: Så börjar du med vardagsdriven verksamhetsutveckling
Vardagsdriven verksamhetsutveckling handlar om ett förhållningssätt, där ”det värdeskapande mötet” står i centrum. Det utgörs oftast av mötet mellan personal och brukare eller kunder; dem för vilka verksamheten ska göra skillnad. Det utgörs också av samspelet i grupp, mellan grupper och i relationen mellan grupp och chef. Det kan också handla om interaktionen mellan människa och maskin eller datasystem.
Med utgångspunkt i det förhållningssättet kan man i enkla reflekterande samtal börja pröva sig fram i ett systematiskt vardagsdrivet utvecklingsarbete:
1. Låt arbetsgrupper själva identifiera nuläget
- Definiera styrkor och kvaliteter i arbetet
- Fundera över hur det kommer sig att de styrkorna och kvaliteterna finns
- Fundera över hur man ska förstärka dem
2. Låt arbetsgrupper själva diskutera önskat läge…
- Definiera vad som kan utvecklas i verksamheten så att mer värde skapas
- Konkret beskriva hur det skulle kunna se ut när det blivit verklighet
3. …och vägen framåt
- fundera över vad som behövs för att komma dit, vad som gruppen själv har makt att förverkliga och vad som behövs från andra.
- samverka med andra berörda grupper från andra delar av verksamheten, för att få nya insikter, helhetssyn och underlag för verksamhetsutveckling.
Vill du veta mer om hur Lyhra jobbar med att stötta grupper och chefer i vardagsdriven verksamhetsutveckling? Välkommen att kontakta mig eller någon av mina kollegor på Lyhra!
Nils Nordung
Organisationskonsult
Lyhra Kommunikation och förändring
*Det omätbaras renässans, Jonna Bornemark, Volante 2018. Läs gärna mer om det här i regeringens tillitsdelegations slutbetänkande ”Tillitsbaserad styrning i välfärden” och på tillitsdelegationen.se.